Электронные трудовые книжки: новые цифровые реалии для работающих украинцев

трудовая книжка, закон, реалии
В Украине начал действовать закон об электронных трудовых книжках. Работающие украинцы задаются вопросом: каким же образом теперь будет сохраняться информация о трудовом стаже и начисляться пенсии?

Украина сделала очередной шаг в эру всепроникающей цифровизации. В июне вступил в силу закон, предусматривающий переход на электронные трудовые книжки.

Долгие десятилетия информация о трудовом стаже, увольнениях и приеме на работу заносилась в бумажные трудовые книжки, которые работники в течение своей трудовой жизни должны были бережно хранить и переносить на каждое новое место работы.

И всегда сохранялся риск порчи или утери документа вследствие человеческого фактора, а восстановление информации могло быть проблемным и очень трудоемким.

С целью ухода от устаревшей формы ведения трудовых записей, в феврале парламентарии приняли закон об учете трудовой деятельности работника в электронной форме.

Документ предполагает учет трудовой деятельности работника в цифровой форме, а также законодательное урегулирование автоматического назначения пенсии по возрасту через личный кабинет на веб-портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины.

Как информация попадет в реестр

Отныне работодатели должны предоставлять в электронной форме сведения о трудовой деятельности своих работников, которые содержатся в бумажных трудовых книжках, для внесения их в реестр застрахованных лиц Госреестра общеобязательного государственного социального страхования.

Кроме того, работники по желанию могут сделать это самостоятельно, если имеют на руках трудовую книжку, а также электронную цифровую подпись.

Внесение данных будет проводиться путем загрузки в личный кабинет работника на портале Пенсионного фонда сканированных копий бумажной трудовой книжки, а также заполнения там же анкеты.

После этого уже специалисты Пенсионного фонда займутся переводом данных в цифровой формат, и по окончанию процесса работник сможет просматривать свою информацию о трудовом стаже в персональном электронном кабинете.

Полный переход на электронный учет в нашей стране произойдёт не одномоментно. Закон предусматривает пятилетний переходный период, в течение которого данные из бумажных трудовых книжек должны быть перенесены в электронную форму. После этого бумажная трудовая отдается на хранение сотруднику.

При этом, по желанию работника, трудовая книжка может вестись и в бумажном виде далее, параллельно с электронной. Это важно, например, для людей старшего поколения, которые с опаской относятся к цифровым новшествам.

По словам главы Пенсионного фонда Украины (ПФУ) Евгения Капинуса, в электронной трудовой книжке будет отображаться вся имеющаяся информация о стаже, записи о приеме на работу, переводе и увольнении, поощрениях и награждениях за успехи в работе.

Помимо прочего, в электронную трудовую вносятся и другие необходимые документы – об образовании, рождении детей, службе в армии.

«Эти документы также сканируются и вносятся в электронную трудовую книжку, ведь они влияют на расчет стажа, а соответственно, должны быть зафиксированы в Реестре застрахованных лиц», - сказал Капинус.

Преимущества цифровых документов

Удобство нового вида учета трудовой деятельности граждан Украины заключается в возможности видеть всю необходимую информацию в персональном электронном кабинете. Также исключается риск утери или порчи трудовой книжки как по вине работодателя, так и работника.

Кроме того, теперь работник не должен ждать выдачи трудовой книжки при увольнении, что иногда превращается в проблему, особенно если центральный офис организации находится в другом городе, и документ высылают почтой.

Периодически также бывают случаи его незаконного удержания работодателем при увольнении работника. Цифровой формат трудовой исключает возможность такого незаконного наказания.

Неоспоримым преимуществом электронной трудовой книжки является облегчение жизни будущим пенсионерам.

Как рассказал глава ПФУ, электронная трудовая даст возможность при достижении человеком пенсионного возраста назначать пенсию автоматически, избавив от необходимости лично посещать органы Пенсионного фонда.

При этом у человека остается право выбора выйти на пенсию по достижении пенсионного возраста или продолжить работать.

«Если человек решит выйти на пенсию с более позднего возраста и, таким образом, повысить размер пенсии, то он должен об этом сообщить до достижения пенсионного возраста. И сделать это можно через тот же веб-портал электронных услуг», - отметил Капинус.

Хранение и учет всех данных в цифровом формате избавляет украинцев от необходимости выстаивать в очередях в офисах Пенсионного фонда и упрощает взаимодействие с работодателями.

Новации для работодателей

Украинским работодателям поначалу нужно будет адаптироваться к новациям. Очевидно, что инспекторам по кадрам и менеджерам по персоналу в компаниях и организациях в первое время прибавится работы в связи с перенесением данных всех работников в цифровой формат.

Однако это в дальнейшем упростит их работу и сэкономит время на ведении документов в традиционной бумажной форме, ведь их останутся единицы - только для работников, не готовых полностью перейти на электронный учет трудового стажа.

Как рассказал УНИАН руководитель компании Performance Management Сергей Сароян, электронные трудовые книжки должны упростить жизнь населению, которое теперь будет меньше заниматься бумажной волокитой.

«За электронным документооборотом будущее, так что сопротивляться реформам явно не стоит. Стоит также отметить выгоду для пенсионеров: теперь Пенсионный фонд сможет самостоятельно получить необходимую информацию о трудовом стаже и деятельности, после чего оперативно приступить к начислению выплат без заявления со стороны гражданина», - сказал Сароян.

Он отметил явные преимущества в устранении риска потери книжки, ее повреждения, а также снижении вероятности ошибки из-за человеческого фактора: данные будут доступны сразу в электронном формате, благодаря чему возможность совершения ошибки при переписывании данных или намеренного предоставления неверных данных сводится к нулю.

«Жизнь работодателей также должна стать проще: издержки на ведение бумажного документооборота снизятся, а доступ к информации для назначения выплат упростится. Кроме того, неизвестно сколько еще времени понадобится для борьбы с коронавирусом. Да и, судя по всему, многие люди нашли возможность работать удаленно довольно привлекательной», - отметил Сароян.

Возможные риски

По словам эксперта, сейчас контроль работы сотрудников в части организаций происходит с помощью CRM-систем, где также фиксируется время начала и окончания рабочего дня, а после перехода на электронные трудовые книжки может и вовсе отпасть необходимость для заключения трудового договора при наличии электронной подписи. Таким образом, влияние этой инициативы как на граждан, так и на бизнес явно положительное.

Что касается возможных рисков, эксперт отмечает потенциальную возможность кражи данных в ходе хакерских атак.

«Здесь стоит отметить несколько моментов. Во-первых, солидная часть информации о гражданах уже и так хранится на государственных серверах, и определенный опыт в этом деле у ответственных лиц уже есть. Во-вторых, при соблюдении должного уровня кибербезопасности вероятность взлома значительно снижается. Речь идет о криптографии, цифровых подписях, ограничении доступа к интернету на серверах и т.д.», - сказал Сароян.

Эра тотальной цифровизации

В последние годы в нашей стране быстрыми темпами ведется работа по цифровизации государственных услуг, и введение электронных трудовых книжек – еще один шаг к тому, чтобы горы бумажных документов и изнуряющие очереди в госорганах остались в прошлом.

Возможно, поначалу украинцам трудно будет привыкнуть к мысли о том, что информация об их трудовом стаже за всю жизнь будет храниться не в осязаемой бумажной книжечке, а где-то в далеких электронных реестрах.

Однако такое новшество упростит рабочие будни работников и работодателей в сфере учета трудовой информации и в дальнейшем при назначении пенсии.

И скоро эта очередная цифровая реальность станет такой же привычной, как, к примеру, оплата покупок пластиковыми картами или пополнение телефона при помощи мобильного приложения, без чего мы уже не представляем своей жизни.


© 2020 Інформаційне агентство "Херсонці". Всі права захищені.
Використання матеріалів ІА "Херсонці" може здійснюватись лише при наявності "активного гіперпосилання" на "Херсонці", а також на сам матеріал.
Редакція може не поділяти думку авторів і не несе відповідальність за достовірність інформації.
email: kherson.inform@ukr.net, контакти, архів