Саме завдяки використанню зазначених технологій відбувається автоматизація діловодних процесів і, як наслідок, досягаються вагомі позитивні результати:
1) систематизований облік всієї службової кореспонденції;
2) оперативна обробка та доведення до виконання вказаних документів;
3) чіткий контроль за дотриманням строків реалізації завдань та якістю їх виконання;
4) зручний пошук необхідних документів, зокрема за тематикою, адресатами, виконавцями тощо.
Передбачається, що саме вказані функції дають змогу підвищити ефективність роботи будь-якої установи чи організації.
З метою доведення цієї гіпотези пропонується розглянути результати впровадження IT-технологій у місцевих органах влади.
Наприклад, до 2006 року реєстрація документів в одному з основних місцевих органів влади Херсонської області здійснювалася у спеціальних журналах, зокрема окремо для вхідної, вихідної кореспонденції, внутрішніх документів, звернень громадян тощо. Для забезпечення цієї робота витрачалися значні ресурси у вигляді паперу, фарби для ксероксів і принтерів, людські ресурси (доставка простої пошти кур'єром).
Так, наприклад, за діловодний рік на вказані заходи використовувався, у середньому, такий обсяг паперу:
- на виготовлення журналів реєстрації – 2,5 тис. аркушів;
- на виготовлення паперових копій документів – 270 тис. аркушів;
- на виготовлення бланків установленого зразка – 48 тис. аркушів.
У результаті впровадження автоматизованої програми «Документообіг» відчутно зменшено обсяг використання паперу наступним чином (приблизні показники):
- на виготовлення журналів реєстрації – 200 аркушів;
- на виготовлення паперових копій документів – 84 тис. аркушів;
- на виготовлення бланків установленого зразка – 36 тис. аркушів.
Зазначена програма представляє собою єдину електронну форму реєстрації всіх видів документів, їх обліку та зберігання, доступ до якої мають всі задіяні в діловодному процесі працівники та інші заінтересовані особи, які мають доступ до замкнутої комп'ютерної мережі відповідного місцевого органу влади.
Так, з метою захисту внесених до вказаної програми відомостей відповідальні за діловодство працівники наділені функціями адміністраторів програми «Документообіг», тобто забезпечуються внесення, коригування та закриття завершених справ, а інші працівники можуть лише користуватися функцією пошуку необхідного документа без права внесення коректив або його видалення.
Крім того, завдяки впровадженню IT-технологій термінова інформація (завдання, доручення керівництва) в оперативному режимі, як цього вимагає сучасний ритм життєдіяльності, доводиться до відома виконавців шляхом передачі сканованих копій документів або їх примірників у електронному форматі з використанням електронного цифрового підпису (далі – ЕЦП).
Такий засіб, як ЕЦП, розробляється акредитованим центром сертифікації ключів та надається відповідальній за ведення діловодства особі для індивідуального використання з метою дотримання покладених на неї функцій і повноважень. Цей метод засвідчення автентичності електронного документа також вдало доповнив цілісність сучасного діловодного процесу з використанням програмно-технічних засобів.
Для порівняння, до упровадження електронного автоматизованого документообігу на процедуру передачі інформації виконавцям відводилося значно більше часу, а саме: для копіювання, розкладання у конверти, їх маркування та подання для відправлення адресам, наприклад, для 18 райдержадміністрацій – близько 1 години (без доставки безпосередньому виконавцю), на теперішній час за допомогою електронної пошти – близько 5-10 хвилин (з доставкою безпосередньому виконавцю).
Отже, вказаний сучасний діловодний процес підтверджує одне із визначень поняття «інформаційна технологія» як сукупність методів, виробничих процесів та програмно-технічних засобів, об'єднаних у технологічний ланцюжок, що забезпечує виконання інформаційних процесів з метою підвищення їхньої надійності та оперативності і зниження трудомісткості ходу використання інформаційного ресурсу.
Артем ЖИЛЬНИКОВ
